서울시, 전산 마비 대비 ‘수기문서 처리 표준 매뉴얼’ 도입

서울시가 전산 장애나 시스템 마비 상황에서도 시민 대상 행정서비스가 중단되지 않도록 전국 최초로 ‘업무관리시스템 수기문서 처리 표준 매뉴얼’을 마련하고, 이를 실제 상황에 적용해 검증하는 전 부서 합동 대응훈련도 전국 최초로 실시한다고 밝혔습니다. 디지털 행정 의존도가 높은 상황에서 전산 시스템이 일시적으로 작동하지 않더라도 행정이 지속될 수 있도록 종이 문서를 활용한 대체 절차를 제도화한 것입니다.

행정 연속성 확보를 위한 준비

이번 매뉴얼은 지난해 9월 대전 국가정보자원관리원 화재로 정부 전산시스템이 장기간 중단된 사례를 계기로 수립됐습니다. 당시 중앙부처와 지자체의 각종 행정 시스템이 동시에 멈추면서 민원 처리와 내부 행정 전반에 큰 차질이 발생했습니다. 서울시는 유사한 상황이 재발하더라도 시민 불편을 최소화할 수 있는 선제적 대응 기준을 마련할 필요가 있다고 판단했습니다.

특히 1999년 전자문서 유통을 전 부서로 확대 시행한 이후 전자결재와 디지털시스템 중심의 행정환경이 표준으로 정착했습니다. 이후 입사한 직원들은 수기문서 작성이나 종이 결재를 실제로 경험해보지 못한 환경에서 근무하고 있어, 특정 부서나 일부 담당자의 경험에 의존하지 않고 전 직원이 동일한 기준에 따라 즉시 대응할 수 있도록 절차를 표준화했습니다.

수기문서 처리 표준 매뉴얼 주요 내용

표준 매뉴얼에는 전산 장애 상황에서도 행정의 효력과 기록 관리가 유지되도록 전 과정이 체계적으로 담겼습니다. 전산 장애 인지 및 보고 체계, 부서별 역할 분담, 비상 연락망 운영 방식 등 실제 상황에서 혼선을 최소화하기 위한 기준도 포함됐습니다.

표준 매뉴얼 현장 검증 훈련

매뉴얼이 실제 현장에서 정상적으로 작동하는지를 확인하기 위해 2월 3일부터 5일까지 3일간 전 부서 합동 모의훈련을 실시합니다. 본청과 사업소 등 720여 개 전 부서가 참여해 행정포털과 업무관리시스템이 중단된 상황을 가정하고, 전 직원이 동일한 수기문서 처리 표준 매뉴얼을 적용해 민원 처리와 내부 결재를 수행하는 전국 최초의 대응훈련으로 진행됩니다.

이번 훈련은 새로운 제도를 도입하기 위한 형식적 모의훈련이 아니라, 전국 최초로 수립된 표준 매뉴얼이 실제 재난·장애 상황에서도 현장에서 즉시 작동하는지를 전 직원이 동시에 검증하는 과정입니다. 전산 장애 인지 및 보고 체계 가동부터 수기문서 작성·접수·발송, 시스템 복구 이후 데이터 정합성 확보까지 전 과정을 실습 중심으로 점검합니다.

향후 보완 및 확대 계획

서울시는 이번 매뉴얼 수립과 훈련을 통해 재난이나 장애 상황에서도 역할 분담과 의사결정 체계를 명확히 하고, 전산 장애 여부와 관계없이 행정서비스가 지속될 수 있는 업무 연속성 대응 체계를 강화할 방침입니다. 또한 훈련 결과를 바탕으로 향후 매뉴얼을 지속적으로 보완하고, 필요 시 자치구와 산하기관까지 단계적으로 확대하는 방안도 검토할 계획입니다.

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